Hitma

Hitma Groep B.V. uit Uithoorn biedt technische oplossingen en service aan industriële bedrijven, ziekenhuizen, de watermarkt en HVAC. Feka ondersteunt hen met tweede lijn support, monitoring en installaties van het netwerk en de server systemen. Daarnaast mochten wij hen adviseren en migreren naar Office 365 Exchange online met extra beveiliging en proactieve beveiliging scans voor alle gekoppelde vestigingen.

Genoeg redenen om ICT & QMS Manager Henk de Koning en Systeembeheerder Jacques Verhoef van Hitma’s interne ICT-afdeling uit te nodigen voor een lunch en hen te vragen naar hun ervaringen.

“Met Feka hebben wij één aanspreekpunt voor al onze ICT infrastructuur”

Henk herinnert zich de eerste kennismaking met Feka: “In de jaren ’90 zijn wij op cursus bij jullie geweest voor Windows 3.11 en Office. Wij zaten eerst bij een ander ICT-bedrijf: een te grote club en te ver weg. Nadeel van zo’n grote club is de traagheid, de logheid en slechte communicatie. Wij zijn MKB-bedrijf en willen gewoon duidelijkheid. Korte lijnen, snelle oplossingen. No nonsens verhalen. Zo’n 4 jaar geleden kwamen we via Mijnsbergen B.V. / ATB Automation bij jullie terecht. Zij zeiden: wij zitten bij Feka. Zo zijn we weer met jullie in gesprek geraakt en is onze samenwerking begonnen. En dat gaat goed. Afgezien van onze applicaties hebben wij nu één aanspreekpunt voor al onze ICT infrastructuur. Korte lijnen en goede communicatie, dat vinden we bij Feka zeker, ja!” Jacques: “Je kent elkaar, dat is ook prettig. Martijn is onze vaste Feka contactpersoon. Hij weet van de hoed tot de rand hoe onze organisatie is ingericht. Aan een half woord heb je dan genoeg.”

Geen zorgen om e-mailvolumes met Exchange Online

Anderhalf jaar geleden is Hitma overgestapt naar Office 365. Jacques vertelt wat de ervaringen daarmee zijn: “We gebruiken Office 365 waarschijnlijk voor 99% voor de e-mail. Af en toe loop je daarbij nog tegen kleinigheidjes aan die er in de vorige Exchange omgeving al uitgefilterd waren. Ook werkt het zoeken minder vinden wij.” Henk: “Toch denk ik niet dat je terug zou willen naar Exchange. Het belang van e-mail blijft groot. Als je alleen al de e-mailvolumes ziet die we nu met de organisatie kwijt kunnen; door “onbeperkte” opslag in de Cloud, hebben we daar geen omkijken meer naar. Als onderdeel van Office 365 zou ook Sharepoint misschien iets voor ons kunnen betekenen. Dat testen en onderzoeken we nu in kleine stukjes. Jullie collega Mark had daarvoor goede aanwijzingen waar we op voort kunnen borduren.”

Processen koppelen met elkaar

Cloudtoepassingen worden alleen maar belangrijker in de komende jaren. Henk: “Je moet ze nu alleen nog zien te combineren met andere software, zoals bij ons met SAP. Dat draait lokaal, nog niet in de Cloud, maar SAP gebruikt bijvoorbeeld wel Office programma’s als Word en Outlook. Verschillende processen koppelen met elkaar, dat wordt steeds meer een punt van aandacht voor ons als ICT-ers. Het zijn vaak toch dedicated processen. Van belang is dat processen goed in kaart zijn gebracht. Dat we weten wie, waar, wat ondersteunt. Zodat wij begrijpen waar het eventueel fout zou kunnen gaan en kunnen zorgen dat die interfaces elkaar goed blijven verstaan.”

Nadenken over ICT-risico’s

Hitma is ISO 9001:2015 gecertificeerd. Naast ICT manager is Henk ook QMS manager: “Die ISO norm wijst meer op nadenken over risico’s en stakeholders. Zo hebben we eind vorig jaar een ICT risico-inventarisatie gedaan. We zijn gaan kijken: Wat zijn de belangrijkste processen voor ICT en haar interne klanten? Wie zijn onze stakeholders, waar loop je tegenaan en hoe erg vinden we die risico’s? Soms bleken beveiligingsrisico’s heel simpel direct te verhelpen. Andere dingen kun je ook niet oplossen. Maar je moet er in ieder geval over nadenken”. Op tafel komen voorbeelden van instanties die gehackt werden omdat interne netwerken open stonden en een multinational leverancier die plat lag vanwege een Wannacry cryptovirusbesmetting.

Security wordt steeds belangrijker

Henk: “Ieder nadeel heeft gelukkig ook zijn voordeel. Als ICT afdeling merken we wel dat dankzij het nieuws over die grote randsomeware aanvallen ook het bewustzijn bij gebruikers toeneemt.” Jacques: “Opleiding, informatie en kennisgeving is nodig. De gebruiker blijft absoluut de zwakste schakel. Dat kun je mensen ook niet altijd kwalijk nemen, want veel malware is tegenwoordig lastig te herkennen. Gelukkig worden bij ons veel e-mail bedreigingen al afgevangen met programma’s als Office 365 Advanced Threat Protection [extra scan-beveiliging voor e-mail bijlagen] en Safelink [scant eerst linkjes voor naar een website wordt gegaan]. Dat zijn wel dingen die het iets veiliger maken. Als collega’s een e-mail toch niet vertrouwen laten zij het eerst door ons controleren.”

‘De privacywetgeving maakt meer stuk, dan drank goed kan maken’

Ook de AVG wetgeving komt eraan. Henk lacht: “Daarover had een jurist laatst een toonzettende uitspraak: ‘De privacywetgeving maakt meer stuk, dan drank goed kan maken.’ “Bij de AVG wetgeving draait het vooral om persoonsgegevens. Zelfs iets als een IP nummer is een persoonsgegeven. Die wet gaat heel ver, maar laten we wel zijn, het beschermen van persoonsgegevens is een serieuze zaak en heb je er aan te voldoen. Henk concludeert: “Waar het eigenlijk om gaat is security. Veiligheid en daardoor mede continuïteit van de bedrijfsprocessen. Garantie krijgen we nooit met zijn allen, maar je probeert op verschillende niveaus je beveiliging dicht te maken. Of dat nou op e-mailniveau is, of qua internettoegang. De fysieke toegang tot je pand en de toegang van buitenaf op je systemen. Het is een continu proces om mee bezig te zijn. En dat is maar goed ook, want de wereld om ons heen verandert. Voor je het weet heb je een hacker in je systeem. Je zal systemen moeten beveiligen en moeten zorgen dat je een goed verhaal hebt.”

Ook de upgrade van systemen gaat door. Onlangs hebben Henk en Jacques twee weken lang alles opzij gezet voor een upgrade naar een nieuwe terminal server, die al gedeeltelijk door Feka was voorbereid. Alle 120 Hitma accounts moesten weer opnieuw opgestart worden: SAP, Word, Excel en Outlook. Dat ging van een leien dakje!

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Office 365 Exchange Online en extra beveiliging voor uw e-mail? Lees dan ook Theo’s blog: effectief werken met Office 365